Onze werkwijze
New Think Events werkt met een duidelijk stappenplan, van uw aanvraag tot de evaluatie van het evenement. Uiteraard kunnen wij desgewenst afwijken van dit stappenplan, bijvoorbeeld omdat u de briefing niet in een persoonlijk gesprek wilt laten plaatsvinden maar telefonisch. Wij raden u echter wel aan om zoveel mogelijk informatie met ons te delen, zodat wij feeling krijgen met uw doelgroep en uw wensen.
- Intake gesprek
- U geeft kort aan wat u van New Think Events verwacht. Het type evenement, de doelgroep en het doel van het evenement. Op basis van deze beknopte gegevens bekijkt New Think Events of uw aanvraag binnen New Think Events past. Wanneer dit het geval is, wordt er een aanvullend kennismakingsgesprek gepland.
- Kennismaking en uitgebreide briefing
- Wanneer er een afspraak gepland is, zullen we aan de hand van een checklist alle benodigde vragen met u doornemen. Tevens is het van belang dat we in dit gesprek meer inzicht krijgen in de doelgroep, de achterliggende gedachte en de cultuur van het bedrijf.
- Conceptplan
- In aansluiting op de uitgebreide briefing stellen wij een creatief projectteam samen en vindt er een brainstorm plaats om een eerste concept voor u uit te werken. Aan de hand van dit conceptplan weten we of we met u op één lijn zitten, weten we welk concept u het meest aanspreekt en kunnen we aan de slag om het complete plan voor u uit te werken.
- Presentatie projectplan
- We presenteren u het complete plan waarin alle onderdelen voor het evenement zijn opgenomen. In dit plan vindt u desgewenst een communicatieplan (uitnodigingentraject, eventwebsite, give-away), een beschrijving van de locatie en het inhoudelijke programma. Op het moment dat het voorstel volledig naar wens is, gaan we aan de slag met de productie.
- Productie
- Wij plannen een productievergadering met alle betrokken partijen. Hierbij coördineren wij de complete tijdslijn en bewaken we de voortgang van de organisatie. We nodigen u graag uit op locatie om het programma nogmaals door te nemen, indien gewenst kunt u ook alvast een voorproefje van de catering krijgen. Alle betrokken partijen ontvangen een uitgewerkt draaiboek en vlak voor het evenement worden alle koppen bij elkaar gestoken om het evenement nogmaals door te nemen.
- Uitvoering
- Dit is de fase waar we naartoe geleefd hebben, hierin wordt het complete plan gerealiseerd. Het uitgebreide draaiboek (voor opbouw, uitvoering en afbouw) vormt de basis van de planning. Er is te allen tijde iemand van het projectteam aanwezig vanaf de opbouw van het evenement, zodat deze persoon volledig toezicht kan houden op het gehele traject en alle gemaakte afspraken. Op deze manier komen we niet voor verrassingen te staan. Wij zorgen voor een uitgebreide briefing voor de op- en afbouw en plannen altijd ruim voldoende tijd voor een generale repetitie. Tijdens de uitvoering zorgen we voor duidelijke communicatie tussen de leveranciers en artiesten, we hebben een back-up plan voor eventuele uitloop van een programma, we zorgen ervoor dat u zoals alle gasten lekker kunt genieten en nergens naar om hoeft te kijken.
- Evaluatie
- Na afloop van het evenement vindt er zowel een in- als externe evaluatie plaats. We bespreken met u het totale verloop van het project , de reacties van de gasten en de eventuele verbeterpunten.
